أنواع السكرتارية وأسس السكرتير الناجح
أنواع السكرتارية ومهام كل نوع
1- السكرتارية العامة :
السكرتير العام : هو الذي يرأس إدارة السكرتارية والجهاز الإداري في الوزارات والمنظمات والمشاريع الكبيرة , وتكون مسؤوليته توزيع الاختصاصات والمسؤوليات على الموظفين , وتنسيق العمل بينهم , وهذا يتطلب درجة عاليه من الكفاءة والتأهيل العلمي والمهني والتقني .
في اي منشئة أو مؤسسة لديها اعمال مكتبية تريد أنجازها ومن مهام هذة النوع :
- أعمال البريد ارسال واستقبال الرسائل .
- النسخ , والطباعة والتصوير
- الإستعلامات
- مراقبة الحضور والانصراف ( الحضور والغياب)
- الصيانة
- الأرشفه والحفظ وترتيب التقارير .
- توفير احتياجات المؤسسة احيانا
- صياغة الارشادات العامة .
2- السكرتارية الخاصة :
وهو من الموظفين الذين يتم اختيارهم عبر المدير او المسؤول عن المنظمة لتنظيم وترتيب اعمالة , وفق اجراءات معينة ومحددة , نظرا لكفائتة أو الصفات التي تم اختيارة لاجلها .
وهي تقوم على اساس كل الاعمال المكتبية التي تعاون المدير , او الشخصية المهمة احيانا .
ومن مهامها :-*
1- استقبال الزوار وتحديد مواعيد الزيارات
2- الرد على المكالمات الهاتفية
3- الاعمال المكتبية التي تتطلب وجودة .
4- تنظيم وترتيب الملفات وحفظها بحيث يسهل الرجوع اليها عند الحاجة
5- ترتيبات الرحلات والسفر والاجتماعات والحفلات والانشطة المتعلقة بالمؤسسة
6- أعداد التقارير والمراسلات , وطباعتها .
7- مساعدة الرئيس في عقد الإجتماعات والحفلات والرحلات .
3- السكرتارية المتخصصة :
وهي ايضا تختص بجميع الاعمال المكتبية المتخصصة في مجال فني معين , كالتعليم والطب والهندسة والقانون
وبشكل عام اعمال السكرتير المتخصص:-
- التقارير المتخصصة في المجال المطلوب منة بعد الدراسة العامة لها .
- التواجد مع المسؤول في كل الاجتماعات والحفلات وتقديم المعلومات وتسجيل الملاحظات .
- حفظ وترتيب الاوراق والتقارير والابحاث وغيرها
- الترتيبات والتجهيزات العامة المتخصصة كاستقبال المرضى وغيرها
- تصنيف وترتيب وحفظ وفهرسة البيانات والوثائق والأوراق في أماكنها الخاصة بها بحيث يسهل أستخدامها
أسس السكرتير الناجح
v الإخلاص
v الإتقان
v الأخلاق الحسنة
v لاتؤخر عمل اليوم إلى الغد
v استشارة ذوي الخبرة وكذلك رؤسائك
v العلم بكل القوانين والأنظمة للمنشئة والقوانين العامة للدولة
v ثقف نفسك باستمرار
تعليقات
إرسال تعليق