مهام السكرتارية والسكرتارية التنفيذية

من أجل معرفة الفرق يجب أن نذكر ونلخص بعض مايتعلق بالوظيفة من مهام واختصاصات  كمايلي :

السكرتارية

ويمكن تعريف السكرتارية بشكل عام :

وهي وظيفة تتعلق بالشؤون الإدارية وبالأخص قسم الإدارة .

وهي جوهر الوظائف الكتابيه في المنظمه ويقع على عاتقها تبويب المذكرات والأوراق وتصنيفها , وتقوم بأعمال النسخ والآلات وتنظيم الخدمات البريديه للمنظمه , كما أنها تعمل على إنجاز وتهيئة القرارات اللازمه لسير العمل

السكرتير

هو حلقة الاتصال بين مديره والمراجعين والزائرين الراغبين في مقابلته , وهو منسق ومنظم العلاقات الداخلية والخارجية بين المستويات الإداريه في المنظمه .

 المهام الإدارية للسكرتارية

1-   استقبال الزائرين والمراجعين .

2-   الاتصالات الواردة .

3-   تحديد المواعيد .

4-   حفظ السجلات والملفات والمستندات , وترتيبها في أمكانها الخاصة , بطريقة يسهل الرجوع إليها عند الحاجة.

5-   تسليم أو إيصال الوثائق والتعميمات للأقسام المختلفة .

6-   كتابة محاضر الاجتماعات وتحديد مواعيدها .

7-   تقديم التقارير للمدير حول الدراسات المطلوبة وعرض المعلومات التي لها علاقة بالشركة على المدي .

8-   طباعة الكتب والمراسلات المطلوبة من الأقسام  .

9-     النسخ والتصوير  .

10-  مساعدة بقية الدوائر الموجودة في المؤسسة كالموارد البشرية والمبيعات .................الخ.

11-  استلام البريد الوارد وعرضة على مرؤوسة , وارسال البريد الصادر  , مع الفهرسة والأرشفة لكل منهما .

المشرف على السكرتارية

  ويكون مشرفا على هذة الوظيفة  المدير التنفيذي فقط .

   نطاق المسئولية

    السكرتير محدود المسئولية , فهو مكلف بأعمال إداريه محدده .

  السكرتارية التنفيذية

وهي تتبع الإدارة العليا  ويشرف عليها  :

 أعضاء مجلس الإدارة , المدير العام , المدير التنفيذي ,  مدير مكتب المدير العام .

المهام الإدارية للسكرتارية التنفيذية

ومن مهام السكرتير التنفيذي وأعماله :

-        ينوب عن مدير المكتب المدير العام في حالة عدم تواجدة بشكل عام ( مرض , سفر ..........الخ , وهذا يدل على وجود صلاحية أكبر من السكرتير  .

-        كذلك من مهامة إعداد جداول المواعيد و الأعمال الشهرية للمدير العام والمدير التنفيذي, وإعداد الخطط الأسبوعية والشهرية لهم .

-        إستقبال الزوار والترحيب بهم ( زوار الإدارة العليا )

-        تحديد مواعيد المقابلات والزيارات الخاصة بالمدير العام و المدير التنفيذى

-        كتابة وطباعة ونسخ الخطابات الخاصة بالإدارة العليا .

-        ترتيب وحفظ الملفات والمسؤولية التامة عنها .

-        المحافظة على مظهر مكتب الإدارة العليا نظافة وترتيبها

-        استلام البريد والفاكسات  الواردة وتوجيهها وعرضها على أصحاب الاختصاص

-        فهرسة الرسائل البريدية الخاصة  بالإدارة العليا

-        استقبال وإجراء الاتصالات التلفونية

-        التحضير للإجتماعات  .

-        كتابة محاضر الاجتماع

-        مساعدة الإدارة العليا في جميع الأعمال المطلوبة شخصيا

-        التأكد من وجود الأجهزة الخاصة بالإدارة العليا والتأكد من سلامتها

-        دعوة المشاركين في الاجتماعات لحضورها عند الطلب .

-        التنسيق في السفر والفنادق الرحلات .........................

-        التقارير الأسبوعية لما تم انجازه وماتم تأجيله

-        حفظ نماذج وسجلات الجودة الخاصة باجراء السكرتارية التنفيذية

-        الإشراف على عمال النظافة و البوفيه والسائقينالخاصين بالمدير العام و المدير التنفيذي والمساعدين الخاصين بالسكرتارية التنفيذية , والمندوبين الخاصين بالمدير العام

-        كذلك يمكنه إصدار طلبات الشراء الخاصة بمعدات المكتب من كتب وأجهزة وملفات خاصة بالإدارة العليا

-          ارسال رسائل البريد الإلكتروني , ورسائل الفاكس  , مع الأرشفه والحفظ .

 المشرف على السكرتارية التنفيذية

     ويكون مشرفا على هذة الوظيفة 

    - أعضاء مجلس الإدارة

    - المدير العام

    - المدير التنفيذى

    - مدير مكتب المدير العام (الرئيس المباشر)     

 نطاق المسئولية

     ينوب عن مدير مكتب المدير العام في حال عدم تواجده بسبب ظروف السفر والمرض والأجازات  أو خلو  

       المنصب .       

     لذا بإمكانه القيام بأعمال مدير المكتب التي تحت نطاق صلاحيته بعد الموافقه على ذلك .